Klauzula poufności to inaczej porozumienie o zachowaniu poufności. Porozumienie takie może być np.:
Jeśli natomiast nie zawarto odrębnego porozumienia, to klauzula poufności może być także ujęta w danej umowie jako odrębny paragraf. Jak jednak określić rodzaj informacji objętych klauzulą poufności? W jaki sposób wskazać w klauzuli poufności krąg osób, których dotyczy? Czy precyzować czas obowiązywania klauzuli poufności? Jak najlepiej zabezpieczyć interes ujęty w klauzuli poufności?
1. Klauzula poufności – jak określić informacje objęte poufnością?
Pierwszą istotną kwestią klauzuli poufności jest prawidłowe wskazanie informacji, które mają być objęte tajemnicą. Samo użycie w klauzuli poufności sformułowań. np. „informacje pozostające w związku z realizacją umowy” czy „informacje uzyskane w związku z zawarciem umowy”, może okazać zbyt ogólne i prowadzić do sporów. Należy zatem unikać ogólnych i nieostrych sformułowań. Jak zatem najlepiej sformułować klauzulę poufności, by precyzowała konkretne informację objęte tajemnicą, np:
(…) w szczególności informacji dotyczących organizacji, sposobu zarządzania, informacji technologicznych, handlowych, organizacyjnych (…)
Sprawdź także list intencyjny – czym jest i jak go sporządzić, by odnosił zamierzone skutki.
2. Klauzula poufności – jak określić kogo dotyczy?
Klauzula poufności wskazuje podmioty, których dotyczy. Czyli podmioty mające obowiązek zachowania poufności informacji. Najczęściej oprócz stron są to jej pracownicy, współpracownicy, a także wszystkie inne osoby biorące udział, przy wykonaniu umowy. W przypadku gdy strona ma obowiązek zachowania pewnych informacji w tajemnicy, lecz nie przewidziano w umowie, że informacje te może przekazać np. swym pracownikom, współpracownikom itp., to ujawnienie informacji komukolwiek (nawet pracownikom) rodzi odpowiedzialność. Dlatego też istotne jest, by w klauzuli zastrzegać upoważnienie do przekazywania informacji pracownikom, współpracownikom itp., np. poprzez wskazanie:
Wykonawca uprawniony jest do przekazywania wskazanych w par … informacji pracownikom i podwykonawcom, o ile jest to konieczne dla prawidłowego wykonania nn. umowy.
Jednak w takiej sytuacji trzeba mieć pewność, że współpracownik, inna osoba jest zobowiązana także do nieujawniania informacji objętych w klauzuli poufności. Oczywiście odnośnie pracowników (czyli osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę jest to art. 100 kodeksu pracy). Natomiast w odniesieniu do współpracowników, podwykonawców itp. – należałoby zawrzeć odpowiednią klauzulę poufności w umowach z nimi zawartymi.
3. Klauzula poufności – jak określić czas obowiązywania?
Jeśli umowa milczy w zakresie okresu, na jaki klauzula poufności obowiązuje, to można to rozumieć dwojako. Pierwsza z interpretacji wskazuje na to, że czas trwania zobowiązania do poufności jest oznaczony, tj. trwa tak długo, jak długo informacja ma charakter poufny. Druga interpretacja wskazuje, że oznacza to, że czas trwania ma charakter ciągły, a to oznacza, że de facto zobowiązanie może być w każdym czasie wypowiedziane. Tymczasem nie jest to intencja stron zawierających klauzulę poufności. Co prawda wypowiedzenie takiej umowy może być uznane za nadużycie prawa, to jednak warto zawsze określić czas jej obowiązywania. Zasadnym jest określenie wprost terminu końcowego, po upływie którego zobowiązanie do zachowania poufności pewnych informacji wygaśnie. Taki termin można określić, np. poprzez sformułowanie:
Zobowiązanie to obowiązuje w okresie trwania nn. umowy, jak i w okresie roku po jej ustaniu.
4. Klauzula poufności – jak ją zabezpieczyć?
Naruszenie klauzuli poufności zachodzi wtedy, gdy zobowiązany do zachowania tajemnicy:
Odpowiedzialność w takim wypadku wynika, z art. 471 K.C., zgodnie z którym:
Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
Jednak najlepszym sposobem zabezpieczenia interesów poszczególnych stron będzie zastrzeżenie kary umownej na wypadek ujawnienia informacji, np. poprzez sformułowanie:
Każde naruszenie zobowiązania do zachowania w tajemnicy i do niewykorzystywania dla własnych potrzeb jakichkolwiek informacji uzyskanych w związku z zawarciem lub wykonaniem niniejszej umowy spowoduje powstanie prawa drugiej strony do dochodzenia zapłaty kary umownej w wysokości 10 000,00 zł.
Zastrzeżenie kary umownej prowadzi do ułatwienia dochodzenia kompensaty ewentualnych szkód, jeśli druga strona naruszy swój obowiązek zachowania w poufności.
5. Klauzula poufności a ustawowa ochrona informacji.
Głównym celem stosowania klauzuli poufności jest uzyskanie dodatkowej ochrony, wykraczającej poza tą, wynikającą z przepisów. Jaka zaś ochrona wynika z przepisów? Chodzi o “tajemnicę przedsiębiorstwa”, o której mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zgodnie z którym:
Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.
Oznacza to, że dla utrzymania pewnych informacji w tajemnicy – konieczne jest podjęcie jakiegoś działania, by dana informacja rzeczywiście była tajemnicą. Jakie mają być to działania? Odpowiednie, rozsądne, właściwe, staranne – czyli wszystkie niezbędne w danych okolicznościach dla zachowania informacji w tajemnicy. Takimi działaniami więc będzie zarówno ochrona faktyczna (np. kontrola dostępu, wszelkiego rodzaju blokady itp.), jak i prawna (np. właśnie zawarcie umowy o zachowaniu poufności). Oznacza to, że umowa o zachowaniu poufności / klauzula poufności to niezbędne i staranne działania w celu zachowania poufności informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, o której mowa w ww. przepisie. Klauzula poufności nie jest jedynym środkiem prowadzącym do ochrony tajemnicy. Poza nią można bowiem stosować także inne, np. ostrzeżenia słowne, informacje umieszczone na dokumentach, czy w korespondencji.
Klauzula poufności – podsumowanie.
- Klauzula poufności powinna ściśle sprecyzować rodzaj informacji, objętych poufnością, a nie określać je ogólnie lub nieostro.
- Warto, by klauzula poufności wskazywała nie tylko strony obowiązane do zachowania tajemnicy, lecz także jej pracowników, współpracowników i inne osoby biorące udział, przy wykonaniu umowy.
- Dla uniknięcia sporów warto określić czas obowiązywania klauzuli poufności, np. poprzez zdefiniowanie wprost terminu końcowego, po upływie którego zobowiązanie do zachowania poufności pewnych informacji wygaśnie.
- Dużym ułatwieniem – w razie naruszenia klauzuli poufności – może okazać się zastrzeżenie kary umownej kompensującej szkodę.
- Klauzula poufności może także stanowić dodatkową ochronę gwarantowaną przez przepisy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Artykuł nie stanowi porady prawnej. Jeśli chciałbyś się skontaktować, umówić na spotkanie lub zapytać o szczegóły współpracy zapraszam Cię do kontaktu. Możemy umówić się w mojej kancelarii w Gdańsku lub porozmawiać online. Zachęcam Cię także do skorzystania z mojej oferty konsultacji prawnych. Tutaj znajdziesz szczegóły i możliwość wybrania dogodnego dla Ciebie dnia i godziny.
Pozdrawiam Cię serdecznie,
Julia Szczęsna-Ziętkowska
Radca Prawny, LLM
Jeśli chcesz dowiedzieć się o następnym wpisie proszę zostaw swoje imię i mail w okienku newsletter.
